Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah sistem yang cukup kompleks. Sistem ini dapat berjalan dengan baik apabila semua proses didukung dengan teknologi yang tinggi, sumber daya yang berkualitas, dan yang paling penting komitmen perusahaan.
SIM berguna untuk mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.
Sistem merupakan kesatuan banyak hal yang terintegrasi untuk menjadi sebuah fungsi atau menghasilkan tujuan tertentu. Sistem Informasi Manajemen bertujuan menghasilakn informasi yang berguna untuk perusahaan.
Kegiatan ini mendukung proses bisnis perusahaan dan perlu diperhatikan untuk kelangsungan perusahaan. Oleh karena itu, komitmen perusahaan untuk menjalankan Sistem Informasi Manajemen haruslah sangat tinggi agar proses yang terjadi dilantai produksi menjadi menguntungkan bagi perusahaan.
Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM adalah supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang menyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis.
Sehingga SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.
Beberapa kegunaan/fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut:
1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.
2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.
3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.
5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.
6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.
7. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.
8. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.
9. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.
http://www.yoyoke.web.ugm.ac.id
10. Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.
11. SIM untuk Pendukung Pengambilan Keputusan
Sebuah sistem keputusan, yaitu model dari sistem dengan mana keputusan diambil, dapat tertutup atau terbuka. Sebuah sistem keputusan tertutup menganggap bahwa keputusan dipisah dari masukkan yang tidak diketahui dari lingkungan. Dalam sistem ini pengambil keputusan dianggap:
* Mengetahui semua perangkat alternatif dan semua akibat atau hasilnya masing-masing
* Memiliki metode (aturan, hubungan, dan sebagainya) yang memungkinkan dia membuat urutan kepentingan semua alternatif.
* Memilih alternatif yang memaksimalkan sesuatu, misalnya laba, volume penjualan, atau kegunaan.
Konsep sebuah sistem keputusan tertutup jelas menganggap orang rasional yang secara logis menguji semua alternatif, mengurutkan berdasarkan kepentingan hasilnya, dan memilih alternatif yang membawa kepada hasil yang terbaik/maksimal. Model kuantitatif pengambilan keputusan biasanya adalah model sistem keputusan tertutup.
Sebuah sistem keputusan terbuka memandang keputusan sebagai berada dalam suatu lingkungan yang rumit dan sebagian tak diketahui. Keputusan dipengaruhi oleh lingkungan dan pada gilirannya proses keputusan kemudian mempengaruhi lingkungan. Pengambilan keputusan dianggap tidak harus logis dan sepenuhnya rasional, tetapi lebih banyak memperlihatkan rasionalitas hanya dalam batas yang dikemukakan oleh latar belakang, pandangan atas alternatif, kemampuan menangani suatu model keputusan, dan sebagainya.
12. SIM Berdasarkan Aktivitas/Kegiatan Manajemen
Kegiatan dan proses informasi untuk tiga tingkat adalah saling berhubungan. Contohnya pengendalian inventaris pada tingkatan operasional bergantung pada proses yang tepat dari transaksi; pada tingkat dari pengendalian manajemen, pembuatan keputusan tentang keamanan persediaan dan frekuensi memesan lagi bergantung pada pembetulan ringkasan dari hasil operasi-operasi; pada tingkat strategi, hasil dalam operasi-operasi dan pengendalian manajemen yang dihubungkan pada tujuan-tujuan strategi, saingan tindak tanduk dan sebagainya untuk mencapai strategi inventaris. Tampaknya terdapat kontras tajam antara ciri-ciri informasi untuk perencanaan pengendalian dan taktis berada di tengahnya. Tabel 6 menunjukkan perbedaan tujuh macam ciri. Dengan melihat perbedaan ini, sistem informasi untuk perencanaan strategik tidaklah identik dengan sistem informasi untuk pengendalian operasional.
13. Sistem Informasi Untuk Pengendalian Operasional
Pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian operasional menggunakan prosedur dan aturan keputusan yang sudah ditentukan lebih dahulu. Sebagian besar keputusan bisa diprogramkan.
Pendukung pemrosesan untuk pengendalian operasi terdiri dari :
a. Proses transaksi
b. Proses laporan
c. Proses pemeriksaan
Beberapa contoh di bawah ini menggambarkan jenis dukungan keputusan yang dapat dibuat dalam sistem pengendalian operasional :
a. Suatu transaksi penarikan kembali sediaan menghasilkan suatu dokumen transaksi. Pengolahan transaksi juga dapat menyelidiki persediaan yang ada, dan memutuskan apakah suatu pesanan pembelian sediaan harus diadakan.
b. Suatu pemeriksaan terhadap file pegawai menjelaskan keperluan
http://www.yoyoke.web.ugm.ac.id
untuk suatu posisi. Komputer menyelidiki file pegawai menggunakan program untuk memilih kandidat secara kasar.
c. Laporan rutin dihasilkan secara periodik. Tetapi suatu aturan keputusan yang diprogramkan dalam suatu prosedur pengolahan laporan bisa menciptakan laporan khusus dalam suatu bidang masalah. Contoh : suatu analisis pesanan yang masih belum dilayani setelah 30 hari.
14. Sistem Informasi Untuk Pengendalian Manajemen
Informasi pengendalian manajemen diperlukan oleh manajer departemen untuk mengukur pekerjaan, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk diterapkan personalia operasional, dna mengalokasi sumber daya. Proses pengendalian manajemen memerlukan jenis informasi berikut :
1) Pekerjaan yang telah direncanakan (standar, ekspektasi, anggaran, dll)
2) Penyimpangan dari pekerjaan yang telah direncanakan
3) Sebab penyimpangan
4) Analisis keputusan atau arah tindakan yang mungkin
Database untuk pengendalian manajemen terdiri dari dua elemen utama :
(1) database dari operasional, dan
(2) rencana, anggaran, standar, dll yang mendefinisikan perkiraan tentang pelaksanaan, juga beberapa data eksternal seperti perbandingan industri dan indeks biaya.
Proses untuk mendukung keputusan kegiatan pengendalian manajemen adalah sebagai berikut :
* Model perencanaan dan anggaran
* Program-program laporan penyimpangan
* Model-model analisis masalah
* Model-model keputusan
* Model-model pemeriksaan/pertanyaan
Keluaran dari sistem informasi pengendalian manajemen adalah : rencana dan anggaran, laporan yang terjadwal, laporan khusus, analisis
situasi masalah, keputusan untuk penelaahan, dan jawaban atas pertanyaan.
15. Sistem Informasi Untuk Perencanaan Strategis
Tujuan perencanaan strategis adalah untuk mengembangkan strategi dimana suatu organisasi akan mampu mencapai tujuannya. Horison waktu untuk perencanaan strategis cenderung lama, sehingga perubahan mendasar dalam organisasi bisa diadakan, sebagai contoh :
a. Suatu rantai pertokoan dapat memustuskan untuk mengubah menjadi usaha melalui pesanan
b. Suatu toko serba ada dengan toko di pusat kota dapat memutuskan untuk mengubah menjadi suatu toko obral di luar kota.
Aktifitas perencanaan strategis tidak harus terjadi dalam suatu siklus periode seperti kegiatan pengendalian manajemen. Kegiatan ini memang agak tidak teratur, meskipun beberapa perencanaan strategis bisa dijadwalkan ke dalam perencanaan tahunan dan siklus penganggaran.
Beberapa jenis data yang berguna dalam perencanaan strategis menunjukkan ciri data :
a. Prospek ekonomi bagi bidang kegiatan perusahaan dewasa ini.
b. Lingkungan politik dewasa ini dan perkiraan masa mendatang
c. Kemampuan dan prestasi organisasi menurut pasaran, negara, dan sebagainya (berdasarkan kebijakan dewasa ini).
d. Proyeksi kemampuan dan prestasi masa mendatang menurut pasaran, negara, dan sebagainya (berdasarkan kebijakan dewasa ini).
e. Prospek bagi industri di daerah lain.
f. Kemampuan saingan dan saham pasar mereka.
g. Peluang bagi karya usaha baru.
h. Alternatif strategi
i. Proyeksi kebutuhan sumber daya bagi alternatif beberapa strategi.
Dukungan sistem informasi untuk perencanaan strategis tidak bisa selengkap seperti bagi pengendalian manajemen dan pengendalian.
operasional. Namun demikian sistem informasi manajemen dapat memberi bantuan yang cukup pada proses perencanaan strategis, misalnya:
* Evaluasi kemampuan yang ada didasarkan atas data internal yang ditimbulkan kebutuhan pengolahan operasional.
* Proyeksi kemampuan mendatang dapat dikembangkan oleh data masa lampau dan diproyeksikan ke masa mendatang
* Data pasar dan persaingan yang mungkin bisa direkam dalam database komputer.
16. SIM Berdasarkan Fungsi Organisasi
Sistem informasi manajemen dapat dianggap sebagai suatu federasi subsistem yang didasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam suatu organisasi. Masing-masing subsistem membutuhkan aplikasi-aplikasi yntuk membentuk semua proses informasi yang berhubungan dengan fungsinya, walaupun akan menyangkut database, model base dan beberapa program komputer yang biasa untuk setiap subsistem fungsional. Dalam masing-masing subsistem fungsional, terdapat aplikasi untuk proses transaksi, pengendalian operasional, pengendalian manajemen, dan perencanaan strategis.
Fungsi dari Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen.
Tujuan Umum
* Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
* Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
* Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dam dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan).
Proses Manajemen
Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas:
* Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.
* Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.
* Pengambilan Keputusan, proses pemilihan diantara berbagai alternative disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih diantara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.
Bagian
SIM merupakan kumpulan dari sistem informasi:
* Sistem informasi akuntansi (accounting information systems), menyediakan informasi dan transaksi keuangan.
* Sistem informasi pemasaran (marketing information systems), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.
* Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information systems).
* Sistem informasi personalia (personal information systems).
* Sistem informasi distribusi (distribution information systems).
* Sistem informasi pembelian (purchasing information systems).
* Sistem informasi kekayaan (treasury information systems).
* Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information systems).
* Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems).
* Sistem informasi analisis software
* Sistem informasi teknik (engineering information systems).
Siklus Hidup Sistem
PENGERTIAN SIKLUS HIDUP SISTEM
Metodologi adalah suatu cara yang disarankan untuk melakukan suatu hal. Pendekatan sistem adalah metodologi dasar untuk memecahkan masalah.
Sedangkan SIKLUS HIDUP SISTEM (System Life Cycle / SLC) Adalah penerapan pendekatan sistem untuk pengembangan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer.
TAHAP-TAHAP SIKLUS HIDUP
Ada tahapan-tahapan dalam siklus hidup :
-. Planning /Perencanaan,
-. Analisis / Pengamatan,
-. Design / Rancangan dan
-. Implementation / Penerapan.
Tahap-tahap ini secara bersama-sama dinamakan siklus hidup pengembangan sistem (system development life cycle / SDLC).
Tahap kelima adalah tahap Operational / Penggunaan, ada juga tahap Maintenance / Perawatan termasuk dalam tahap penggunaan ini.
TAHAP PERENCANAAN
Langkah - langkah Tahap Perencanaan :
1. Menyadari Masalah
2. Mendefinisikan Masalah
3. Menentukan Tujuan Sistem
4. Mengidentifikasi Kendala-kendala Sistem
5. Membuat Studi Kelayakan
6. Mempersiapkan Usulan Penelitian sistem
7. Menyetujui atau Menolak Penelitian Proyek
8. Menetapkan Mekanisme Pengendalian
TAHAP ANALISIS
Langkah - langkah Tahap Analisis :
1. Mengumumkan Penelitian Sistem
2. Mengorganisasikan Tim Proyek
3. Mendefinisikan Kebutuhan Informasi
4. Mengidentifikasi Kriteria Kinerja Sistem
5. Menyiapkan Usulan Rancangan
6. Menyetujui atau Menolak Rancangan Proyek
TAHAP RANCANGAN
Langkah - langkah Tahap Rancangan :
1. Menyiapkan Rancangan Sistem yang Terinci
2. Mengidentifikasikan Berbagai alternatif Konfigurasi Sistem
3. Mengevaluasi Berbagai Alternatif Konfigurasi Sistem
4. Memilih Konfigurasi yang Terbaik
5. Menyiapkan Usulan Penerapan
6. Menyetujui atau Menolak Penerapan Sistem
TAHAP PENERAPAN
Langkah - langkah Tahap Penerapan :
1. Merencanakan Penerapan
2. Mengumumkan Penerapan
3. Mendapatkan Sumber Daya Perangkat Keras
4. Mendapatkan Sumber Daya Perangkat Lunak
5. Menyiapkan Database
6. Menyiapkan fasilitas Fisik
7. Mendidik Peserta dan Pemakai
8. Menyiapkan Usulan Cutover
9. Menyetujui atau Menolak Masuk ke Sistem Baru
10. Masuk ke Sistem Baru
TAHAP PENGGUNAAN
Langkah - langkah Tahap Penggunaan :
1. Menggunakan Sistem
2. Audit Sistem
3. Memelihara Sistem
Pemeliharaan sistem dilakukan untuk alasan- alasan berikut:
a. Memperbaiki kesalahan
b. Menjaga kemutakhiran sistem
c. Meningkatkan sistem
d. Menyiapkan usulan rekayasa ulang
e. Menyetujui atau menolak rekayasa ulang sistem
PENGELOLA SIKLUS HIDUP
EKSEKUTIF. Saat sistem memiliki nilai strategis atau mempengaruhi seluruh organisasi, direktur utama atau eksekutif mungkin memutuskan untuk mengawasi proyek pengembangannya.
Ketika lingkup sistem menyempit dan fokusnya lebih operasional, kepemimpinan akan dipegang oleh eksekutif tingkat yang lebih rendah seperti wakil direktur utama, direktur bagian administrasi.
KOMITE. Komite yang memberikan petunjuk, pengarahan dan pengendalian yang berkesinambungan disebut komite pengarah.
Komite pengarah yang mengarahkan penggunaan sumber daya komputer perusahaan dinamakan Komite Pengarah SIM.
Komite Pengarah SIM, melaksanakan 3 fungsi utama yaitu:
-. Menetapkan kebijakan
-. Menjadi pengendali keuangan
-. Menyelesaikan pertentangan
PROTOTYPING
Prototipe memberikan ide bagi pembuat maupun pemakai potensial tentang cara sistem akan berfungsi dalam bentuk lengkapnya. Proses menghasilkan prototipe disebut dengan Prototyping.
Jenis-Jenis Prototipe
1. Jenis I, sebagai sistem operasional.
Langkah - langkahnya :
-. Mengidentifikasi kebutuhan user.
-. Mengembangkan prototype.
-. Menentukan apakah prototype dapat diterima.
-. Menggunakan prototype.
2. Jenis II.
Langkah - langkahnya :
-. Mengadakan sistem operasional.
-. Menguji sistem operasional.
-. Menentukan jika sistem operasional dapat diterima.
-. Menggunakan sistem operasional.
Kelebihan Prototype :
Kelemahan Prototype :
RAPID APPLICATION DEVELOPMENT
Adalah seperangkat strategi, metodologi dan peralatan yang terintegrasi yang ada dlm satu kerangka kerja menyeluruh yg disebut information engineering.
UNSUR-UNSUR RAD
Unsur RAD adalah :
-. Manajemen
-. Manusia
-. Metodologi
-. Peralatan
Semoga bermanfaat :)
